Wie wichtig der letzte Eindruck bei der Verabschiedung eines Mitarbeiters / einer Mitarbeiter*in ist, wird oft unterschätzt. Der Abschied sollte gut vorbereitet sein – denn es geht nicht nur um den / die Betroffene/n sondern auch um die verbleibenden Mitarbeiter*innen. Beide beobachten genau, wie man miteinander umgeht und das prägt das Bild über das Unternehmen und die zukünftige Zusammenarbeit.
Ich weiß, dass solche Gespräche nicht immer einfach sind. Oft sind sie von Aufregung und Emotionalität geprägt und dann kann es schon passieren, dass hier der falsche Kommunikationsweg eingeschlagen wird. „I know we are all human“ – wir machen Fehler, aber die Auswirkung auf das Unternehmen und die Betroffenen ist langfristig enorm. Wird eine Kündigung nicht wertschätzend abgewickelt, ist es nicht nur eine Message nach außen sondern auch nach innen.
“Ich erinnere mich heute noch daran, wie man mit Jennifer umgegangen ist bei Ihrer Kündigung. Abgeführt und ohne wirkliche Verabschiedung, das war ein großer Schlag für die Abteilung.”
Überlegen wir einmal, was das für die Unternehmenskultur und die Zusammenarbeit im Team bedeuten kann: Schlechte Stimmung, Angst und „Gossip“ können dadurch entstehen und die Produktivität massiv beeinträchtigen, schlimmstenfalls eine dadurch ausgelöste Kündigungswelle innerhalb eines Teams oder einer Abteilung. Das möchte niemand.
Daher ist es umso wichtiger, Verabschiedungen von Mitarbeiter*innen gut vorzubereiten. Wie? Hier meine 5 Tipps für eine wertschätzende und nachhaltige Gesprächsführung:
Die 5 Tipps für eine wertschätzende und nachhaltige Gesprächsführung:
Vorbereitung ist das A und O für dieses Gespräch
Es gilt hier, die verschiedenen Parameter und Szenarien durchzudenken, bevor man ins Gespräch geht. Warum ist das so wichtig? Damit Klarheit herrscht und man einen Leitfaden hat, an dem man sich orientieren kann, vor allem wenn es emotional wird. Alles wird nicht gleich beantwortet werden können, aber vieles schon und dafür sollte man gewappnet sein.
Welche Gedanken sind dafür notwendig?
- Kündigung oder einvernehmliche Auflösung
- Dienstfreistellung ja oder nein
- welche Zahlungen sind noch offen und wie sollen diese abgewickelt werden,
- Vorbereitung Dienstzeugnis
- wie wird mit offenem Urlaub und Salden im Zeitkonto umgegangen
Genügend Zeit einplanen
Das Gespräch mit dem Mitarbeiter, der Mitarbeiter*in sollte nicht unter Zeitdruck stattfinden. Nach hinten im Kalender Freiraum zu haben und dadurch Zeit für das Gespräch zu gewinnen, wenn notwendig, wäre hier sicher von Vorteil. Es gibt nichts Schlimmeres als eine Führungskraft, die während des Gespräches aufspringt, um zum nächsten Termin zu laufen. Ich weiß, diese Gespräche sind nie angenehm und man möchte alles schnell hinter sich bringen. Aber manchmal brauchen Mitarbeiter*innen einfach mehr Zeit, um das Gesagte auch verdauen zu können. Und diese Zeit sollte man ihnen unbedingt geben.
„Mein Rat an alle – mindestens eine Stunde für das Gespräch einplanen damit alle gut zu Wort kommen können und um Gedanken auszutauschen. Sollte ein Konflikt entstehen, ist es sicher besser, das Gespräch zu unterbrechen. Aber unter „normalen“ Umständen wäre das eine angemessene Zeit.“
Offene Kommunikation
Sowohl Mitarbeiter*in und Unternehmen möchten wissen, wo sie im Prozess stehen. Es ist daher wichtig, die Kommunikation im Gespräch so offen und klar wie möglich zu halten. Kein Ausschmücken, sondern eher faktisch sein, wenn es darum geht, die Botschaft zu überbringen. Danach kann man mehr auf die Entscheidung eingehen, weil manche Mitarbeiter*innen diese gerne verstehen möchten. Ich weiß, allen Juristen wird es jetzt die Haare aufstellen, da man eine Kündigung ja nicht begründen muss. Aber ein klärendes Gespräch ist sicher langfristig besser als Stillschweigen, vor allem für die Nachrede.
Abhängig von der Art der Trennung, muss man situationsabhängig entscheiden, welchen Kommunikationsweg man wählt. Ich bin ein Fan davon, immer zu sagen, was Sache ist. Damit können meist alle am besten umgehen.
Unterstützung anbieten
Oft fühlen sich Mitarbeiter*innen von der Entscheidung überrumpelt oder können damit garnicht umgehen. Da ist es wichtig, sie auf diesem Weg nicht alleine zu lassen. Entweder es gibt jemanden in der HR-Abteilung, der Mitarbeiter*innen unterstützen kann oder man beauftragt ein Outplacement Service, um den Mitarbeiter / die Mitarbeiterin in dieser schwierigen Zeit zu begleiten und bei der Jobsuche zu unterstützen. Beides sind gute Varianten. Es kommt natürlich immer darauf an, wie der Mitarbeiter / die Mitarbeiter*in “gestrickt” ist und ob sie interne sowie externe Hilfe annehmen möchten.
„Meiner Erfahrung nach ist es sehr wertvoll, wenn jemand aus der HR-Abteilung die erste Anlaufstelle ist in diesem Prozess. Wenn es jedoch um psychologische Betreuung oder komplette Neuausrichtung geht, dann gibt es tolle Unternehmen wie Jobsbutler oder consentiv, die sich darauf spezialisiert haben.“ Mehr zu Outplacement und Neuausrichtung in meinem Artikel: Warum Out-/Newplacmenet, gerade in Zeiten wie diesen, mehr relevant ist, denn je?.
Fair sein
Das oberste Prinzip in jedem Prozess, aber hier ganz besonders. Mitarbeiter*innen sind Botschafter nach außen, auch in einem Trennungsgespräch. Gibt es eine wertschätzende Vorgehensweise und ist man fair und offen, werden das Mitarbeiter*innen zu schätzen wissen und auch nach außen so kommunizieren. (Stichwort Employer Branding)
„zB Manche Unternehmen, haben die Philosophie, wenn eine Kündigung ausgesprochen wird, dass sofort dienstfrei gestellt wird. Für mich wirkt das immer wie ein „Abführen“, als ob der oder diejenige etwas verbrochen hätte. Also wenn keine Gefahr im Verzug ist, dann würde ich davon abraten. Ich bin immer ein Freund davon, sich zusammenzusetzen und zu besprechen, was Sinn macht und dann einen guten gemeinsamen Weg zu finden. „
Wie ihr seht, ist so eine Vorbereitung keine „Rocket Science“. Viel eher geht es darum, sich Zeit zu nehmen und die einzelnen Schritte durchzugehen. Oft werden Entscheidungen aus der Hüfte geschossen und dann wundert man sich, wenn es zu einem Eklat kommt. Das ist wirklich nicht notwendig. Wenn wir erkennen, dass offene Kommunikation schon während der Zusammenarbeit praktiziert wird, dann sollte es auch in diesem Gespräch gut funktionieren. Beide Seiten werden das zu schätzen wissen und im Endeffekt möchte jeder ja nur wissen, wo er oder sie steht und wie es weitergeht. Denn das gibt Sicherheit.
Als Führungskraft und auch als HR-Verantwortliche sollen wir erkennen, dass diese Gespräche zwar niemals angenehm sind, aber doch wertschätzend und nachhaltig geführt werden können. Dann wird das Employer Branding davon profitieren, auch wenn es hier um eine Verabschiedung geht. Denn, wie sagt man so schön: „man sieht sich immer zweimal im Leben“, daher ist es wichtig „never burn your bridges“ und das gilt für beide Seiten.
Mein Fazit
Und ein wichtiger Gedanke zum Schluss, einen Mitarbeiter / eine Mitarbeiter*in zu verabschieden ist manchmal ein wichtigeres Signal als sie zu halten. Warum? Stell Dir vor, was ein “Under Performer” in einem Team anrichten kann, wenn keine Konsequenzen gezogen werden. Die anderen Teammitglieder müssen ständig Mehrarbeit leisten oder Fehler ausmerzen, was auf Dauer demotivierend und für schlechte Stimmung sorgen wird. Daher kann ich an alle Führungskräfte nur folgenden Rat geben: Kommunikation ist hier der Schlüssel zum Erfolg.
Daher gilt:
„Menschen, die fähig sind, Entscheidungen zu treffen, können die Welt verändern.“,
das hat Madeleine Albright schon gesagt. Think about it!
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Über die Autorin
Marion Eppinger ist die #hrpassionista
Sie ist Influencerin für Trends im HR-Bereich. Richtungsweisend und agil für Top-Themen der Branche.
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