Wie Sie mittels Upskilling das Beste aus Ihren MitarbeiterInnen rausholen.

Upskilling, ein Thema, das mich als bekennende „HR Passionista“, schon sehr lange beschäftigt. Warum? – Der demografische Wandel, die immer stärker sinkende Geburtenrate und der Fachkräftemangel am Markt beeinflussen meine Arbeit mit Unternehmen tagtäglich.

Jetzt hat COVID-19 die Lage noch verschärft: Prozesse müssen noch mehr digitalisiert werden und das alles noch viel schneller als vorhergesagt. Wie auch schon in einem anderen Artikel von mir erwähnt wird laut World Economic Forum ungefähr ein Drittel aller Skills, die jetzt gebraucht werden, durch Automatisierung und Digitalisierung ersetzt. Das heißt, gewisse Jobs wird es zukünftig nicht mehr geben, eigentlich eine trübe Vorhersage – aber ist das wirklich so schlimm?

Es klingt auf den ersten Blick dramatisch, aber ich bin anderer Meinung. Jobs, die jetzt wegfallen, werden durch neue noch nicht vorhandene Positionen ersetzt werden. Kurz gesagt: die Person, die jetzt eine Produktionsmaschine bedient, wird vielleicht durch einen Roboter ersetzt – aber es braucht jemanden, der den Roboter bedient bzw. wartet. Als Unternehmen kann man die Person in der Produktion einfach kündigen. Oder man überlegt heute schon, wenn dieses Szenario eintreten sollte, das bestehende Personal umzuschulen und weiterzubilden.

Upskilling bedeutet, sich neue und auch relevante Kompetenzen anzueignen, die heute und in der Zukunft gebraucht werden. Beispiele dafür wären digitale und/oder analytische „Skills“ zu erlernen. Die Digitalisierung ist bereits im Gange, das heißt diese Kenntnisse werden jetzt schon dringend gebraucht. In einer Welt des Informationsüberflusses werden bereits heute KIs programmiert, die Daten sortieren und die relevantesten analysieren. Diese müssen jedoch von Menschen programmiert werden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt wird sein, sich Veränderungen zu stellen und damit umgehen zu lernen. Veränderungsmanagement, auch „Organisational Transformation“ genannt, wird mehr denn je gebraucht werden.

Es unterstützt Unternehmen, bestehende MitarbeiterInnen so weit zu entwickeln, damit der sogenannte „Skill Gap“ nicht noch größer wird, als er zurzeit ist. (Skill Gap ist die Kluft zwischen den aktuellen Kenntnissen der MitarbeiterInnen und den Fähigkeiten, die sie in Zukunft brauchen werden) Der Schlüssel ist zu erkennen, was brauche und möchte ich von meinen MitarbeiterInnen in der Zukunft. Was können sie bereits und was müssen sie noch erlernen?

Das erste und offensichtlichste ist, eine Analyse zu machen – eine sogenannte „Training / Skill Gap Analyse“. Kurz gesagt: Welche Skills habe ich im Moment und welche fehlen.

Basierend darauf baue ich meine Learning & Development Programme auf, passe Inhalte und Methoden an und evaluiere, ob ich damit am richtigen Weg bin. Hier aufwendige Programme zu entwickeln, ist natürlich mit hohen Kosten verbunden und nicht jedes Unternehmen, hat so viel Budget zur Verfügung.

Für all jene, die auf einen kleinen Geheimtipp warten: Eine Analyse ist auch in einem Excelsheet machbar, mit Unterstützung eines Experten / einer Expertin.

Nach der Analyse geht es an die Umsetzung.

Was sind einfache Möglichkeiten, um meine Belegschaft „upzuskillen“? Hier fünf Empfehlungen, die eine großen Impact haben und auch mit kleinen Budgets umsetzbar sind.

1. Job Rotation

Ein greifbares Beispiel: Sales & Marketing

Ein/e Salesverantwortliche/r strebt eine Führungsposition an. Die Analyse hat ergeben, dass ein „Gap“ im Bereich Marketing besteht (z. B. Aufbereitung von Marketingmaterialien für Kundentermine). Ein/e Marketingverantwortliche/r bemerkt, dass Verkaufsgespräche nicht seine/ihre Stärke sind und er/sie seine/ihre Konzept nicht immer gut „verkaufen“ kann. Ein möglicher Tausch der beiden Positionen kann hier zur Entwicklung der fehlenden Fähigkeiten führen.

Der Sinn von Jobrotationen ist es, sein Wissen über andere Bereiche im Unternehmen zu erweitern. MitarbeiterInnen wechseln tendenziell auf demselben Level in andere Positionen, um ihr Wissen auszuweiten. Meist passiert das nur kurzfristig und MitarbeiterInnen kehren wieder in den Ursprungsjob zurück. Meiner Erfahrung nach wird es auch gern in HR-Abteilungen genutzt. Hier kann man als Personalist einen besseren Einblick in das Unternehmen bekommen, um die Business Partner Rolle besser ausleben zu können.

2. Job Enlargement

Als Mitarbeiter/in übernehme ich eine Aufgabe / ein Projekt, um meinen Horizont zu erweitern. Um eine Weiterentwicklung zu erreichen, ist es wichtig, in einem völlig neuen Bereich Verantwortung zu übernehmen.

Ich habe hierzu bereits persönlich sehr positive Erfahrungen machen können. Ich konnte die Projektleitung für den Büroumbau übernehmen, obwohl es als Personalleiterin eigentlich nicht in meinen Verantwortungsbereich fiel. Das Wissen, das ich mir bei diesem Projekt angeeignet habe, waren Projektmanagement, Bürowelten verstehen und Infrastrukturwissen, von dem ich heute noch profitiere.

3. Peer Coaching

Darunter versteht man von einem anderen Kollegen zu lernen. Man bekommt einen „Peer“ (jemand auf demselben Level, aber mit einem anderen Skillset) zugeteilt. Die Person kann man direkt bei Fragen ansprechen, beobachtet dessen/deren Arbeitsweise und lernt von dem oder derjenigen.

Ein Beispiel: ein Kollege unterstützt einen neuen Mitarbeiter/neue MitarbeiterIn bei seinem Onboarding – wer muss mit wem sprechen, damit Entscheidungen getroffen werden können / wo findet man relevante Informationen etc. – hier geht es darum, Herausforderungen aus dem beruflichen Alltag mit Hilfe von Praxiserfahrung von Kollegen und Kolleginnen zu meistern.

4. Working Out Loud (WOL) Circles

WOL ist sehr ähnlich dem Peer Coaching, aber formaler aufgesetzt und es wird gezielt nur an einem Ziel gearbeitet. 12 Wochen lang trifft man sich mit Gruppenmitgliedern (mindestens vier) und mit Hilfe von vorgegebenen Anleitungen, auch „Guides“ genannt, arbeitet man gemeinsam an seiner Zielerreichung. Das klingt im ersten Moment sehr aufwendig – aber eine Stunde pro Woche ist in der Relation einer ganzen Arbeitswoche nicht viel, nicht wahr?

Der Mehrwert von WOL ist einerseits der gemeinsame Austausch und der Input von Externen zu einem Thema, der Innovation passieren lässt. Auf der anderen Seite wird einem gelehrt, wie man sein Netzwerk auf- und ausbaut und wie wichtig Kontakte sind, um sein Ziel zu erreichen und neue Themen zu entdecken.

WOL Cirlces können öffentlich oder auch firmenintern abgehalten werden.

Bosch hat bereits gezeigt, wie erfolgreich diese Vorgehensweise in einem Unternehmen umgesetzt werden kann – es wird zum Beispiel genutzt, um die Innovationskraft im digitalen Wandel zu unterstützen, hier gibt es gezielte firmeninterne WOL Circles. Mehr Infos dazu hier.

5. Mentoring

Ein erfahrener Mitarbeiter/erfahrene Mitarbeiterin stellt sein/ihr Wissen und Fähigkeiten, weniger erfahrenen MitarbeiterInnen, zur Verfügung. Es geht darum zu begleiten und Weiterentwicklung durch Wissenstransfer zu ermöglichen, ohne formale Prozesse oder Wissensdatenbanken. Die Definition was ein Mentor und Mentee für Aufgaben haben, sollten vorab geklärt sein. Und natürlich auch was erreicht werden möchte. Sonst ist es eher ein informaler Prozess. Man trifft sich regelmäßig, der persönlicher Austausch und Lernen stehen im Vordergrund.

Diese Vorgehensweise wird gerne genutzt um junge Führungskräfte (sogenannte High Potentials) zu fördern. Senior Leaders nehmen sich die Zeit, um Ihre Expertise weiterzugeben und unterstützen ihre Mentees bei ihrer Weiterentwicklung.

Auf der anderen Ebene wird Mentoring auch gerne angewendet, um weniger erfahrene MitarbeiterInnen mit Erfahrenen zusammenzuspannen. Hier geht es vor allem um das Generationenmanagement, die “Alten” lernen von den “Jungen” und vice versa.

Fehlen die benötigten Kenntnisse im Unternehmen, bleibt im Endeffekt nur die Möglichkeit diese zuzukaufen, um eine Weiterentwicklung zu ermöglichen. Externe Experten schulen meine Mannschaft. Das bringt die Weiterentwicklung, die im Endeffekt notwendig ist – langfristig gesehen und nachhaltig gedacht.

Die Vorteile aller Methoden von Upskilling liegen auf der Hand:

• unterschiedliche Persönlichkeiten kommen zusammen und neue Horizonte werden erschlossen
• Kennenlernen anderer Sichtweisen und Haltungen
• teambildende Maßnahme
• Förderung von Austausch und Kommunikation
• positive Personalentwicklung
• eine „Wissenskultur“ entsteht

Das A und O wird es sein, eine Methode zu finden, die zu der Unternehmenskultur, den handelnden Personen und dem definierten Ziel passt. Die eine ist aufwendiger als die andere, aber gut Ding braucht Weile und Paulo Coelho, der Bestsellerautor, hat schon gesagt:

„Denn nur dem, der den Mut hat, den Weg zu gehen, offenbart sich der Weg.“