Worauf es im Mitarbeitergespräch ankommt
Im Webinar mit Factorial ging es ums Trennungsgespräch. Meine Erfahrung aus über 20 Jahren HR: Viele Trennungen kündigen sich Monate vorher an. Im Jahresgespräch. Zwischen den Zeilen.
Die Zahlen bestätigen das. Laut Gallup sagen nur 14 % der Mitarbeitenden, dass ihr Beurteilungsgespräch sie motiviert, besser zu werden. Und laut einer Studie der Königsteiner Gruppe von 2025 suchen 13 % der Beschäftigten wegen schlechter Feedback-Prozesse aktiv einen neuen Job. Das Mitarbeiter*innengespräch entscheidet also mit, wer bleibt.
Ablauf, Checkliste und Vorlagen fürs Mitarbeitergespräch findest du in meinem kostenlosen Leitfaden weiter unten. Hier geht es ums Herzstück: wie du sprichst, fragst und zuhörst.
Tipp 1: Gewinn die ersten zwei Minuten
Der Einstieg setzt den Ton fürs ganze Gespräch.
- Setz dich über Eck, Laptop zu, Unterlagen zur Seite.
- Starte persönlich und mit einem Augenzwinkern: „Wenn dein Jahr ein Filmtitel wäre, welcher?“
- Sag, wofür das Gespräch da ist: „Heute geht es um dich. Ich bin vor allem zum Zuhören da.“
Zeit ist dabei dein wichtigstes Signal: 23 % der Beschäftigten erleben, dass ihre Führungskraft zu wenig Zeit fürs Gespräch hat (Königsteiner 2025). Plan großzügig, 60 bis 90 Minuten.
Tipp 2: Frag mehr, als du sagst
Wer fragt, führt. Offene Fragen bringen Geschichten, geschlossene bringen Ja oder Nein.
- „Erzähl mal, wie war dein Jahr?“
- „Was hat dir Energie gegeben?“
- „Was bräuchtest du, damit es noch leichter geht?“
Und dann: Pause aushalten. Zähl innerlich bis sieben. Die besten Antworten kommen nach der Stille.
Tipp 3: Lob mit Adresse
„Passt eh.“ Das österreichische Höchstlob. Wirkt ungefähr so motivierend wie ein Daumen-hoch-Emoji.
Gutes Lob hat vier Teile:
- Was genau: „Deine Präsentation beim Kunden X …“
- Welche Wirkung: „… hat uns den Auftrag gebracht.“
- Welcher Wert wird erfüllt: „Da zeigt sich, wie wichtig dir unsere Kund*innen sind.“
- Danke: „Danke dafür.“
Bonus: „Was davon willst du öfter machen?“ So wird aus Lob Entwicklung.
Tipp 4: Kritik mit Wahrnehmung, Wirkung, Wunsch
Kritik landet, wenn sie konkret ist und eine Richtung zeigt.
- Wahrnehmung: „In den letzten drei Meetings habe ich wenig von dir gehört.“
- Wirkung: „Dadurch kommen deine Ideen im Team zu kurz.“
- Wunsch: „Ich wünsche mir, dass du im nächsten Projektmeeting deinen Vorschlag vorstellst. Was brauchst du dafür?“
Beschreib Verhalten. Etiketten wie „zurückhaltend“ oder „unflexibel“ lässt du weg.
Kippt das Gespräch in einen Konflikt, helfen dir meine 6 Tipps für lösungsorientiertes Konfliktmanagement.
Tipp 5: Lass zusammenfassen
Ob etwas verstanden wurde, zeigt sich, wenn dein Gegenüber es in eigenen Worten sagt.
- „Was nimmst du aus unserem Gespräch mit?“
- „Wie war das Gespräch heute für dich?“
- Danach fasst du die Vereinbarungen zusammen und ihr haltet sie schriftlich fest.
Hier liegt viel Potenzial: Nur 52 % der Beschäftigten erhalten ein Protokoll. Und nur 26 % erleben, dass alle Vereinbarungen auch umgesetzt werden (Königsteiner 2025).
Damit Menschen verstehen, wollen und können. Das ist für mich der Kern guter Führungskommunikation.
Bonus: Bleib im Gespräch
Mitarbeitende mit wöchentlichem Feedback sind laut Gallup 2,7-mal so häufig engagiert wie jene mit Feedback einmal im Jahr. Kurze Check-ins alle paar Wochen machen aus dem Jahresgespräch einen echten Dialog. Wie das auch per Video gelingt, liest du in meinen Tipps für virtuelles Feedback.
Dein Leitfaden mit Vorlagen fürs Mitarbeitergespräch
Sechs Seiten Vorlagen zum Ausdrucken oder Ausfüllen: Checkliste für Führungskräfte, Gesprächsablauf mit Leitfragen, Vorbereitungsbogen für Mitarbeitende und Vereinbarungsprotokoll. Kostenlos als PDF, sofort einsetzbar.
Häufige Fragen zum Mitarbeitergespräch
Gibt es eine kostenlose Vorlage fürs Mitarbeitergespräch?
Ja. Mein Leitfaden enthält Vorlagen für jede Phase: Checkliste für Führungskräfte, Gesprächsablauf mit Leitfragen, Vorbereitungsbogen für Mitarbeitende und Vereinbarungsprotokoll. Du kannst ihn kostenlos als PDF herunterladen.
Wie bereite ich mich als Führungskraft auf das Mitarbeitergespräch vor?
Plan den Termin rechtzeitig ein und gib deinem Gegenüber den Vorbereitungsbogen vorab, damit ihr beide mit eigenen Gedanken ins Gespräch geht. Sammle konkrete Beispiele aus dem ganzen Jahr, nicht nur aus den letzten Wochen. Und such dir einen ruhigen Ort ohne Laptop zwischen euch.
Wie lange dauert ein Mitarbeitergespräch?
Plan großzügig, 60 bis 90 Minuten. Zeit ist dein wichtigstes Signal: Wer ständig auf die Uhr schaut, sagt damit mehr als mit jedem Satz.
Was gehört ins Protokoll eines Mitarbeitergesprächs?
Alles, was ihr vereinbart habt: Ziele, Entwicklungsschritte, welche Unterstützung es braucht und wann ihr wieder draufschaut. Beide bekommen das Protokoll. Eine Vorlage dafür findest du im Leitfaden.
Was ist der Unterschied zwischen Mitarbeitergespräch und Kritikgespräch?
Das Mitarbeitergespräch blickt aufs ganze Jahr und nach vorn. Ein Kritikgespräch führst du anlassbezogen, wenn etwas konkret nicht passt. Dafür habe ich ein eigenes Vorlagenpaket entwickelt, du findest es ganz unten.
Lust auf mehr?
Du willst deine Führungskräfte fit für diese Gespräche machen? In meinem Workshop Führungskommunikation üben wir genau das: praxisnah, mit Herz, Hirn und Humor. Schreib mir, ich freu mich auf dein Projekt.
Quellen
Gallup (2019). More Harm Than Good: The Truth About Performance Reviews. · Königsteiner Gruppe & bilendi (2025). Entwicklungsgespräche und Leistungsbeurteilung in deutschen Unternehmen, 1.073 Befragte.
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